Wer muss eine interne Meldestelle einrichten?
Grundsätzlich gilt die Pflicht nach § 12 HinSchG für Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten. Für bestimmte Unternehmen aus regulierten Bereichen sieht das Gesetz die Pflicht unabhängig von der Beschäftigtenzahl vor.
Für Gemeinden und Gemeindeverbände sowie bestimmte von ihnen kontrollierte Beschäftigungsgeber richtet sich die Pflicht nach dem jeweiligen Landesrecht.
Wie kann die interne Meldestelle organisiert werden?
Die Aufgaben der internen Meldestelle können einer internen Person, einer internen Organisationseinheit oder einem Dritten übertragen werden. Auch bei der Beauftragung eines externen Dritten bleibt der Beschäftigungsgeber dafür verantwortlich, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um festgestellte Verstöße abzustellen.
Die mit den Aufgaben der Meldestelle betrauten Personen müssen ihre Tätigkeit unabhängig ausüben können. Andere Aufgaben sind zulässig, soweit dadurch keine Interessenkonflikte entstehen. Außerdem muss die notwendige Fachkunde vorhanden sein.
Welche Meldekanäle müssen angeboten werden?
Interne Meldekanäle müssen nach § 16 Abs. 3 HinSchG Meldungen sowohl in Textform als auch mündlich ermöglichen. Für mündliche Meldungen muss insbesondere eine Meldung per Telefon oder über eine andere Art der Sprachübermittlung möglich sein.
Verlangt die hinweisgebende Person eine persönliche Zusammenkunft, muss diese innerhalb einer angemessenen Zeit ermöglicht werden. Mit Einwilligung der hinweisgebenden Person kann die Zusammenkunft auch per Bild- und Tonübertragung stattfinden.
Anonyme Meldungen
Das HinSchG verpflichtet interne Meldestellen nicht dazu, einen Meldekanal für anonyme Meldungen bereitzustellen. Das Gesetz sieht jedoch vor, dass auch anonym eingehende Meldungen bearbeitet werden sollten.
Vertraulichkeit und Zugriffsschutz
Das Vertraulichkeitsgebot gehört zu den zentralen Anforderungen des HinSchG. Geschützt werden insbesondere die Identität der hinweisgebenden Person, die Identität von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, sowie die Identität sonstiger in der Meldung genannter Personen.
Entsprechend müssen interne Meldekanäle so gestaltet sein, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung zuständigen Personen sowie gegebenenfalls unterstützende Personen Zugriff auf eingehende Meldungen erhalten.
Welche Fristen gelten nach einer Meldung?
Nach Eingang einer Meldung beginnt ein gesetzlich geregeltes Verfahren. Die interne Meldestelle muss insbesondere:
- den Eingang der Meldung spätestens nach sieben Tagen bestätigen,
- prüfen, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG fällt,
- mit der hinweisgebenden Person Kontakt halten,
- die Stichhaltigkeit der Meldung prüfen,
- erforderlichenfalls weitere Informationen anfordern und
- angemessene Folgemaßnahmen ergreifen.
Eine Rückmeldung über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen muss grundsätzlich innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung erfolgen. Wurde der Eingang nicht bestätigt, gilt spätestens eine Frist von drei Monaten und sieben Tagen nach Eingang der Meldung.
Dokumentation von Meldungen
Eingehende Meldungen müssen in dauerhaft abrufbarer Weise und unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots dokumentiert werden. Für die Dokumentation mündlicher Meldungen gelten besondere Anforderungen. Tonaufzeichnungen oder vollständige Wortprotokolle setzen grundsätzlich die Einwilligung der hinweisgebenden Person voraus.
Die Dokumentation ist grundsätzlich drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen. Eine längere Aufbewahrung ist möglich, wenn dies zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen erforderlich und verhältnismäßig ist.
Schutz hinweisgebender Personen vor Repressalien
Das HinSchG verbietet Repressalien gegen geschützte hinweisgebende Personen. Das Verbot umfasst auch die Androhung und den Versuch von Repressalien.
Macht eine hinweisgebende Person geltend, eine berufliche Benachteiligung infolge einer Meldung oder Offenlegung erlitten zu haben, sieht § 36 HinSchG unter den gesetzlichen Voraussetzungen eine Beweislastumkehr vor.
Warum ein Hinweisgebersystem allein nicht ausreicht
Eine Software kann Meldewege, Kommunikation, Dokumentation, Fristen und Fallbearbeitung strukturiert unterstützen. Sie ersetzt jedoch nicht die organisatorische Verantwortung des Unternehmens.
Für eine funktionierende interne Meldestelle müssen insbesondere Zuständigkeiten festgelegt, fachkundige Personen benannt, Interessenkonflikte vermieden, mündliche Meldewege organisiert und geeignete Folgemaßnahmen tatsächlich umgesetzt werden.
Wie Flowlex unterstützt
Flowlex unterstützt die digitale Entgegennahme anonymer und vertraulicher Meldungen, die geschützte Zwei-Wege-Kommunikation mit hinweisgebenden Personen sowie die strukturierte Fallbearbeitung. Rollen und Berechtigungen helfen dabei, Zugriffe auf die jeweils erforderlichen Bereiche zu begrenzen.
Die organisatorische Ausgestaltung der internen Meldestelle – insbesondere der mündliche Meldekanal und die fachliche Fallbearbeitung – bleibt Teil des jeweiligen Hinweisgeberschutzprozesses.