1. Einrichtungspflicht prüfen
Nach § 12 HinSchG müssen Beschäftigungsgeber grundsätzlich eine interne Meldestelle einrichten und betreiben, wenn sie in der Regel mindestens 50 Beschäftigte haben. Für bestimmte regulierte Unternehmen gilt die Pflicht unabhängig von der Beschäftigtenzahl.
Für Gemeinden, Gemeindeverbände und bestimmte von ihnen kontrollierte Beschäftigungsgeber richtet sich die Pflicht nach dem jeweiligen Landesrecht.
2. Organisationsform und Zuständigkeit festlegen
Die interne Meldestelle kann durch eine beschäftigte Person, eine interne Arbeitseinheit oder einen externen Dritten betrieben werden. Wird ein Dritter beauftragt, bleibt der Beschäftigungsgeber dafür verantwortlich, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um festgestellte Verstöße abzustellen.
Private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten können unter den Voraussetzungen des § 14 Abs. 2 HinSchG eine gemeinsame Stelle einrichten.
3. Unabhängigkeit und Fachkunde sicherstellen
Die mit den Aufgaben der Meldestelle betrauten Personen müssen ihre Tätigkeit unabhängig ausüben können. Andere Aufgaben sind zulässig, solange dadurch keine Interessenkonflikte entstehen.
Außerdem muss die notwendige Fachkunde vorhanden sein. Unternehmen sollten daher nicht nur festlegen, wer Meldungen entgegennimmt, sondern auch, wie Qualifikation und konfliktfreie Bearbeitung sichergestellt werden.
4. Meldekanäle einrichten
Interne Meldekanäle müssen Meldungen in Textform und mündlich ermöglichen. Mündliche Meldungen müssen per Telefon oder über eine andere Art der Sprachübermittlung möglich sein. Auf Wunsch ist innerhalb angemessener Zeit auch eine persönliche Zusammenkunft zu ermöglichen; mit Einwilligung kann diese per Bild- und Tonübertragung stattfinden.
Nur die zuständigen und gegebenenfalls unterstützenden Personen dürfen Zugriff auf eingehende Meldungen haben.
5. Bearbeitungsprozess und Fristen definieren
Nach Eingang einer Meldung folgt ein gesetzlich geregeltes Verfahren. Dazu gehören insbesondere die Eingangsbestätigung spätestens nach sieben Tagen, die Prüfung des sachlichen Anwendungsbereichs, der Kontakt mit der hinweisgebenden Person, die Prüfung der Stichhaltigkeit, gegebenenfalls weitere Informationen und angemessene Folgemaßnahmen.
Die Rückmeldung muss grundsätzlich innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung erfolgen. Ohne Eingangsbestätigung gilt spätestens eine Frist von drei Monaten und sieben Tagen nach Eingang.
6. Dokumentation und Vertraulichkeit organisieren
Eingehende Meldungen müssen dauerhaft abrufbar und unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots dokumentiert werden. Für telefonische und persönliche Meldungen gelten besondere Vorgaben; Tonaufzeichnungen und Wortprotokolle setzen grundsätzlich die Einwilligung der hinweisgebenden Person voraus.
Die Dokumentation ist grundsätzlich drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen. Eine längere Aufbewahrung ist nur zulässig, soweit sie erforderlich und verhältnismäßig ist.
7. Beschäftigte informieren
Beschäftigte müssen klare und leicht zugängliche Informationen über die Nutzung des internen Meldeverfahrens erhalten. Zusätzlich hält die interne Meldestelle Informationen über externe Meldeverfahren bereit.
In der Praxis sollte deshalb festgelegt werden, wo der interne Meldekanal erreichbar ist, wie mündliche Meldungen abgegeben werden können und welche Stelle für die Bearbeitung zuständig ist.
8. Technik und Organisation zusammenführen
Ein Hinweisgebersystem ist ein Werkzeug innerhalb des Gesamtprozesses. Es kann Meldungen, geschützte Kommunikation, Dokumentation, Berechtigungen und Fristen strukturiert unterstützen. Die organisatorische Verantwortung bleibt jedoch beim Unternehmen.
Wie flowlex unterstützt
flowlex unterstützt die digitale Entgegennahme anonymer und vertraulicher Meldungen, die geschützte Zwei-Wege-Kommunikation sowie eine strukturierte Fallbearbeitung mit Rollen, Berechtigungen und Fristen.